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manakaweblog ―フリーランスWebデザイナー・創作家 真中ユエのブログ―

【タスク管理】残らず全部書き出そう!頭の中がごちゃごちゃになったときの対処法

2016-08-20

コルクボードに貼られたカラフルな付箋

今はこれをやって、明日までにそれをやって、今月中にあれをやって… これとこれについても考えなきゃいけないし、あれとかそれもやりたいし、そういえばこっちの件も…

たくさんのやるべきこと、やりたいこと、考えごと、悩みごとが頭の中に溢れかえって、処理しきれずにオーバーヒートしてしまうこと、ありますよね。
混乱して収拾がつかなくなってしまったり、たくさんありすぎて逆に手につかなくなってしまったり…

そんなときはタスク管理をすると良いのですが、これが少々厄介。
というのも、上手くやらないとかえって混乱したり、面倒になって途中でさじを投げてしまったりするんですよね。
かく言う私も長年ここのところでつまづいていました。

ですが、最近ようやく「これはいける!」という方法を見つけることができたので、記事にして残しておくことにしました。
同じようなところでつまづいている人の参考になれば幸いです。

頭がごちゃごちゃになったときのタスク管理法、それは…

今、頭の中にあるものを全部書き出す!

たったこれだけです。

「いや、そんなの既にやって失敗してるんですけど」という方。
その気持ち、とてもよくわかります…!
私自身がまさにそうでした。

確かにやることはありきたりなんですが、やり方や考え方にいくつかポイントがあって、そこが上手くいくかどうかの分かれ目になるんです。
以下、そのポイントを詳しくお話ししていきます。
ぜひ、騙されたと思って読んでみてください。

ポイント①:自分に合った道具を使う

鉛筆、ボールペン、マジック、付箋、ノート、白紙…
自分が一番やりやすいと思う道具を使いましょう。

私の場合、昔はノートに鉛筆で羅列していたのですが、これだと後々カテゴリ分けしたり、完了したものをよけたりするのが難しく、タスクをこなしているうちにどんどん見た目が汚くなっていく… ということでやめました。

もっと無造作に書き出せて、自由に移動できる方がいいなということで、今度は付箋と太いペンを使ってみました。
しかしこれも、見た目のごちゃごちゃ感がなかなか…
余計に頭が混乱してしまうというか、スッキリ感がまったくなかったのでやめました。

最終的に行き着いたのが、Adobe Illustratorでした。
イラレで白紙を開いて、タスクをわーっと無造作に書き込んでいき、出し尽くしたところでカテゴリごとに分け、整列させる。
そうしたら驚くほどしっくり、ぴったり!
完了したものをよけるのもラクラクです。
頭の中を整理するにはデジタルは不向き、という謎の先入観が邪魔をして、ベストな方法に行き着くのにかなり遠回りをしてしまいました。

タスク管理が上手くいかないのは道具のせいかも?ということを念頭に置いて、しっくりくるまであれこれ試してみましょう。

ポイント②:粒度を気にせず書き出す

一口にタスクといっても、今すぐできて数分で終わるものから、数年かかりそうな長期的なものまで、粒度(大きさ、単位)がいろいろありますよね。
タスクを書き出す際には、粒度の違いを一切無視して、大きいタスクも小さいタスクも、すべてまぜこぜにして書き出しましょう。
例えば、「○○さんにメールする」と「年収○○円を達成する」が一緒に並んでいるような状態です。

昔はタスクを書き出すとき、タスクごとの粒度のばらつきが気になって、粒度ごとに分けて書き出そうと思ったのですが、いちいち粒度を厳密に考えたりして、書き出すテンポが悪くなって、結局上手くいかない… なんてことがありました。
一番の目的は頭の中をすっきりさせて、物事を進めやすくすることなので、余計なことは極力排してスピーディーに書き出すことに集中するのが良いです。
整理整頓はそのあとじっくり行いましょう。

同様に、タスクの種類やジャンル、作業と悩みの区別なども一切無視します。
思いついた順に、片っ端からごちゃまぜにして書き出していきましょう。

ポイント③:『今』頭の中にあるものを『すべて』書き出す

これが最大のポイント。
今、頭の中にあるものをひとつ残らず書き出す!
このことに集中しましょう。

タスクを書いていると、ふとした拍子に思考がよそに流れていくことがあります。
「そういえばこれっていつまでだったっけ…」とか「これに関連して何かもうひとつあったような…」とか。
そういった思考はひたすら無視して、今、思いつくものだけを書き出していきましょう。
調べたり思い出したりするのは後からで大丈夫です。

そして何より、頭の中にあるものをとにかく一度『すべて』外に出してしまうこと。
これさえできれば、ひとまず混乱した状態から確実に抜け出せます。
頭の中がからっぽになって、落ち着きや安心感、すっきりした感じを得ることができます。

目の前には頭の中から出し切ったタスクの山。
「こんなにたくさんあったのか!」と思うかもしれないし、「あれ、意外と少ない?」と思うかもしれません。
いずれにせよ、今まで頭の中だけでもやもやと考えていたものが明確に目に見え、操作できるようになるので、わかりやすくなると同時に取り組みやすくなります。

また、タスクをすべて出し切ると、自分の頭でタスクを覚えておく必要がなくなるので、その分脳内にスペースが空きます。
記憶するのは紙に任せて、自分は手を動かすことに集中する!ということができるんですね。

3つのポイントをしっかり押さえて書き出そう!

以上、タスクを書き出す際の3つのポイントでした。
書き出し終わったら、あとは煮るなり焼くなり、お好きなように管理していただければ大丈夫です。

私はここに辿り着くまでに随分長くかかってしまったので、この記事を通じて、同じようなことで悩んでいる方のお役に立てれば嬉しいです。
ぜひ、騙されたと思って実践してみてくださいね!